Gastos
El módulo de Gastos registra y categoriza todos los egresos operativos del negocio que no son compra de mercadería: insumos, servicios (luz, agua, internet), sueldos, alquiler, mantenimiento, transporte, impuestos y cualquier salida de dinero de la operación.
Cada gasto que registrás puede descontar el dinero de una cuenta o caja y queda asentado automáticamente en el Libro Mayor, así que no solo llevás la lista de egresos: también mantenés el capital y la contabilidad al día.
Ve a Finanzas → Gastos en la barra de navegación lateral.
Vista general
Arriba verás cuatro tarjetas de resumen:
| Tarjeta | Qué muestra |
|---|---|
| Gastos (Mes) | Cantidad total de gastos registrados |
| Total {moneda} | Suma de gastos por moneda (una tarjeta por cada moneda con gastos, empezando por la principal) |
| Categoría Top | La categoría con más gastos registrados |
La tabla principal muestra: Fecha, Concepto, Categoría (badge con el color de la categoría), Monto (en rojo, con su moneda) y Acciones.
En el encabezado tenés dos botones:
| Botón | Función |
|---|---|
| Registrar Gasto | Abre el formulario para cargar un gasto nuevo |
| Exportar Lista | Genera un PDF con todos los gastos en pantalla |
Registrar un gasto
Haz clic en Registrar Gasto y completá el formulario. Estos son todos los campos:
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Liquidar desde | La cuenta o caja de la que sale el dinero. Descuenta el saldo de esa cuenta. Elegí Solo Registro (Sin Deducción) si querés dejar constancia del gasto sin tocar ningún saldo | Sí |
| Categoría | La categoría del gasto (las marcadas con ★ son personalizadas). Se configuran aparte, ver Categorías de gastos | Sí |
| Motivo | Si la categoría tiene motivos predefinidos, elegí uno; podés agregar un detalle libre | No |
| Campos inteligentes | Algunas categorías piden datos extra propios (ej: número de medidor, matrícula). Aparecen automáticamente al elegir la categoría | Depende |
| Importe y Moneda | El monto del gasto y su divisa (CUP, USD, MLC o EUR) | Sí |
| Fecha | Fecha del gasto | Sí |
| Canal de Pago | Etiqueta informativa del medio usado: Efectivo, Transferencia, Tarjeta u Otro | Sí |
| Tipo | Clasificación para reportes: Fijo, Variable o Extra | Sí |
| Centro de Costo | La sucursal a la que se imputa el gasto, o Carga General si es del negocio en conjunto | No |
| Proveedor | Nombre del proveedor asociado, si aplica | No |
| N° Comprobante | Referencia de la factura o recibo | No |
| Concepto / Notas | Descripción breve del egreso. Si lo dejás vacío, el sistema arma el concepto con la categoría y el tipo | No |
Haz clic en Registrar Gasto para guardar.
Cómo impacta el dinero y la contabilidad
Un gasto no es solo una anotación: según cómo lo cargues, mueve saldos y genera asientos.
| Si elegís… | Qué pasa con el dinero |
|---|---|
| Una cuenta/caja en “Liquidar desde” | Se descuenta el importe del saldo de esa cuenta |
| Una caja de sucursal con un turno abierto | Además se genera una salida de caja espejo, para que el gasto quede reflejado en el arqueo y el cierre de ese turno |
| Solo Registro (Sin Deducción) | Se guarda el gasto sin descontar ningún saldo (útil para gastos ya pagados por fuera o para llevar el control) |
En todos los casos, el sistema genera los asientos contables automáticamente e integra el gasto al Libro Mayor. Podés verlos desde el menú de acciones de cada gasto → Ver asientos contables.
Editar y eliminar
Desde el menú de acciones (ícono de tres puntos) de cada fila, o desde las tarjetas en móvil:
| Acción | Qué hace |
|---|---|
| Ver asientos contables | Abre el detalle de la doble entrada generada por ese gasto |
| Editar | Reabre el formulario. Al guardar, revierte el descuento anterior y aplica el nuevo |
| Eliminar | Borra el gasto y devuelve el saldo a la cuenta de origen |
Registrar gastos desde el turno
El vendedor no entra a Finanzas → Gastos, pero sí puede cargar un gasto sin salir del Punto de Venta mientras tiene su turno abierto (por ejemplo, pagar un flete o comprar hielo con la plata de la caja).
Se hace desde el menú de operaciones del turno en el POS. El gasto:
- descuenta el efectivo de la caja del turno,
- queda reflejado en el arqueo y el cierre de ese turno (ver Turnos y Caja),
- aparece luego en Finanzas → Gastos para que el administrador lo revise.
Categorías de gastos
Las categorías son las que aparecen en el desplegable Categoría al registrar un gasto. Se administran en:
Configuración → Categorías Gastos (solo administradores).
Ahí podés:
- Usar las categorías del sistema que vienen por defecto.
- Crear categorías personalizadas (se muestran con ★).
- Definir motivos por categoría, para estandarizar los conceptos.
- Configurar campos inteligentes que pidan datos extra propios de esa categoría.
- Asignar un color para identificarla rápido en la tabla y los reportes.
Dónde se ven los gastos después
Los gastos alimentan varias partes del sistema de forma automática:
| Módulo | Cómo aparecen los gastos |
|---|---|
| Presupuestos | Cada gasto se descuenta del presupuesto de su categoría y período, sin que tengas que hacer nada |
| Reportes | Se suman al análisis de egresos y rentabilidad del negocio |
| Libro Mayor | Quedan asentados como doble entrada contable |
| Finanzas → Estado Financiero | Reducen el capital disponible de la cuenta de origen |
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