Libro Mayor (Asientos contables)
El Libro Mayor es la contabilidad de doble partida del negocio. Cada vez que ocurre un movimiento financiero — una venta, una compra, un pago, una inyección de capital — el sistema crea un asiento contable que registra el efecto del movimiento en las cuentas correctas. Vos no tenés que hacer nada: los asientos se generan solos a medida que operás. La diferencia con el resto del sistema es que acá podés ver la foto contable canónica del negocio, no solo el dato suelto de cada documento.
Esta sección te da visibilidad total sobre cómo se mueve la plata sin necesidad de llevar una contabilidad paralela en planillas o cuadernos.
Ve a Finanzas → Libro Mayor en la barra de navegación lateral para acceder.
Conceptos básicos
Antes de meterte con la pantalla conviene tener claros cuatro términos. Están explicados en lenguaje del negocio, no en jerga contable.
Asiento contable — el registro de un movimiento. Cada asiento tiene dos o más líneas. Por ejemplo, cuando hacés una venta en efectivo el sistema crea un asiento con dos líneas: una para anotar que entró plata a la caja y otra para anotar que hubo un ingreso por ventas.
Cuenta — un cajón donde se acumulan movimientos del mismo tipo. La cuenta CASH acumula todo el efectivo, la cuenta REVENUE acumula todos los ingresos por ventas, la cuenta INVENTORY acumula el valor del stock, y así. Cada negocio tiene su lista de cuentas — en TuBiznext, las principales vienen ya creadas (ver Plan de cuentas).
Débito y crédito — son las dos columnas de un asiento. No son “lo bueno” ni “lo malo” — son simplemente el lado en que cae cada línea. La regla rápida:
- Cuando entra plata a una cuenta de efectivo o banco, sube por el débito.
- Cuando sale plata de una cuenta de efectivo o banco, sube por el crédito.
- Cuando vendés algo, REVENUE sube por el crédito (los ingresos suben por el lado del crédito).
- Cuando registrás un gasto, EXPENSES sube por el débito.
Lo que importa: en cada asiento la suma de débitos siempre tiene que ser igual a la suma de créditos. Si no cuadra, hay un problema.
Balance de Comprobación — un resumen que junta todos los movimientos de cada cuenta y muestra el saldo final. Si las cuentas están bien llevadas, el total de débitos del negocio entero tiene que dar igual al total de créditos. Es el control de calidad de la contabilidad.
Plan de cuentas
TuBiznext crea automáticamente las siguientes cuentas del sistema cuando arrancás el negocio. No necesitás darlas de alta — ya están listas para usar.
| Código | Nombre | Para qué sirve |
|---|---|---|
| CASH | Efectivo | Acumula todo el dinero en efectivo del negocio |
| BANK | Bancos | Acumula los saldos de cuentas bancarias |
| INVENTORY | Inventario de productos | Refleja el valor del stock de productos terminados |
| INGREDIENT_INVENTORY | Inventario de ingredientes | Refleja el valor del stock de ingredientes y materias primas |
| ACCOUNTS_RECEIVABLE | Cuentas por cobrar | Refleja la deuda total que tienen los clientes con el negocio |
| ACCOUNTS_PAYABLE | Cuentas por pagar | Refleja la deuda total que el negocio tiene con proveedores |
| CAPITAL | Capital | Refleja el capital invertido en el negocio |
| REVENUE | Ingresos | Acumula las ventas |
| COGS | Costo de mercadería vendida | Acumula el costo de lo vendido (no lo que cobraste, sino lo que te costó a vos) |
| EXPENSES | Gastos | Acumula los gastos operativos |
Además de estas, cada cuenta que creés en Finanzas → Cuentas y Cajas genera automáticamente una cuenta del libro mayor con el prefijo PM- seguido del nombre. Si creás una caja llamada “Caja Principal”, el sistema crea la cuenta PM-Caja Principal en el libro mayor y mueve los pagos cobrados o pagados por esa caja sobre ella.
Cuándo se generan asientos
Los siguientes eventos del negocio crean asientos contables de forma automática. No tenés que hacer nada extra — pasa solo en el momento que confirmás la operación.
- Cuando recibís una orden de compra (se asienta la entrada de stock y la deuda o el pago).
- Cuando pagás una deuda a un proveedor (se asienta la salida de plata y la cancelación de la deuda).
- Cuando registrás una factura de proveedor.
- Cuando pagás una factura de proveedor.
- Cuando recibís una compra de ingredientes.
- Cuando pagás la deuda de una compra de ingredientes.
- Cuando finalizás una venta (se asienta el ingreso, el cobro y el costo de la mercadería vendida).
- Cuando registrás el pago de un gasto.
- Cuando inyectás capital al negocio.
- Cuando extraés capital del negocio.
- Cuando transferís saldo entre cuentas internas.
Cada uno de estos eventos puede generar uno o varios asientos según la complejidad de la operación. Por ejemplo, una venta a crédito que después se cobra genera dos asientos en momentos distintos: uno cuando se cierra la venta y otro cuando el cliente paga la deuda.
Vista general
La pantalla del Libro Mayor tiene dos pestañas en la parte superior:
| Pestaña | Para qué sirve |
|---|---|
| Libro Mayor | Lista todos los asientos generados, línea por línea, con filtros y paginación |
| Balance de Comprobación | Resumen agrupado por tipo de cuenta con el saldo final de cada una |
Si querés ver el movimiento de un día específico o de una cuenta puntual, usá la pestaña Libro Mayor. Si querés ver la foto general del negocio en un período, usá Balance de Comprobación.
Pestaña: Libro Mayor
Esta pestaña muestra todas las líneas de asiento del sistema, ordenadas de la más reciente a la más antigua. Cada fila es una línea de un asiento — recordá que un asiento siempre tiene al menos dos líneas (una débito y una crédito).
Filtros disponibles
| Filtro | Qué hace |
|---|---|
| Cuenta | Muestra solo movimientos de una cuenta específica (ej: solo lo que entró y salió de CASH) |
| Tipo de origen | Filtra por el tipo de documento que generó el asiento: Orden de Compra, Venta, Capital, Transferencia, Factura, Pago, Gasto |
| Desde / Hasta | Acota el rango de fechas |
Los filtros se combinan. Por ejemplo, podés pedir “todos los movimientos de la cuenta CASH del mes pasado generados por ventas” combinando los tres filtros.
Columnas de la tabla
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Fecha | Día y hora en que se generó el asiento |
| Cuenta | Nombre claro de la cuenta. Los códigos contables internos se reservan para exportaciones y soporte técnico |
| Descripción / Origen | Texto descriptivo del movimiento y referencia al documento de origen (ej: “Orden de Compra #A1B2C3D4”) |
| Débito | Monto en la columna débito, en la moneda original del documento |
| Crédito | Monto en la columna crédito, en la moneda original del documento |
| Base CUP | Equivalente en pesos cubanos del monto, calculado con la tasa congelada al momento del asiento |
Paginación
La lista se muestra de 50 filas en 50. Usá las flechas del pie de página para avanzar y retroceder. El contador del lado izquierdo te indica qué rango estás viendo.
Pestaña: Balance de Comprobación
El Balance de Comprobación es el resumen contable del período. Para cada cuenta muestra el total acumulado de débitos, el total acumulado de créditos y el saldo final.
Filtros disponibles
| Filtro | Qué hace |
|---|---|
| Desde / Hasta | Acota el período de cálculo. Si los dejás vacíos, considera todos los asientos desde el inicio |
| Solo cuentas con movimiento | Oculta las cuentas que no tuvieron actividad en el período. Activado por defecto |
Cómo está organizada la tabla
Las cuentas se agrupan por tipo contable en este orden:
- Activo — lo que el negocio tiene (efectivo, banco, inventario, cuentas por cobrar)
- Pasivo — lo que el negocio debe (cuentas por pagar)
- Patrimonio — el capital del negocio
- Ingresos — las ventas y otros ingresos
- Gastos — los egresos operativos y el costo de mercadería vendida
Dentro de cada grupo aparece una fila por cuenta con: total de débitos, total de créditos y saldo final en pesos cubanos.
Indicador de balance
Apenas hay datos, arriba de la tabla aparece un cartel verde o rojo:
| Cartel | Significado |
|---|---|
| Balance cuadrado (verde) | La suma de todos los débitos es igual a la suma de todos los créditos. Todo está en orden. |
| Balance descuadrado (rojo) | Hay una diferencia entre débitos y créditos. El cartel muestra cuánto. Esto indica un problema que conviene revisar. |
El pie de la tabla repite los totales generales y resalta si hay diferencia.
Ver los asientos de un documento
Casi todos los documentos que generan asientos tienen un botón Ver asientos contables. Al hacerle clic, se abre un diálogo que muestra solo los asientos relacionados con ese documento específico, agrupados por evento.
Dónde aparece el botón
| Pantalla | Cuándo aparece |
|---|---|
| Detalle de Orden de Compra | Siempre que la orden tenga movimientos contables (recepción o pagos registrados) |
| Detalle de Venta | Siempre |
| Lista de Gastos | En la fila de cada gasto registrado |
| Lista de Compras de Ingredientes | Cuando la compra tiene recepción o pago |
| Movimientos de capital (Finanzas) | En cada movimiento (inyección, extracción, transferencia) |
Qué muestra el diálogo
El diálogo abre con el título del documento (ej: “Orden de Compra · #A1B2C3D4”) y muestra una lista de asientos apilados. Cada asiento es un evento concreto: una recepción, un pago, una venta, una transferencia.
Para cada asiento ves:
- El código del asiento (8 caracteres) y la fecha y hora.
- Un badge que indica si está Cuadrado (verde) o Desbalanceado (rojo).
- La tabla de líneas con: cuenta, débito y crédito.
- El total al pie del asiento.
Si un documento generó varios asientos en distintos momentos (por ejemplo, una orden que primero se recibió y después se pagó), vas a ver dos asientos separados, uno arriba del otro, cada uno con su fecha.
Multi-moneda
TuBiznext opera con varias monedas (CUP, USD, EUR, MLC). La moneda base del sistema es el peso cubano (CUP) — es la unidad en la que se mide la contabilidad general.
Cuando un documento está en una moneda distinta a CUP (por ejemplo, una orden de compra en USD), el sistema guarda dos valores en cada línea del asiento:
- El monto original en la moneda del documento (lo que aparece en las columnas Débito y Crédito de la tabla).
- El equivalente en CUP calculado con la tasa de cambio vigente en el momento del documento (lo que aparece en la columna Base CUP).
La tasa se congela al momento de generar el asiento. Aunque la tasa de cambio se modifique después, el asiento conserva el valor en CUP con el que se grabó originalmente. Esto evita que los movimientos pasados cambien de valor cada vez que ajustás una tasa.
El Balance de Comprobación suma siempre los valores en CUP, porque es la moneda en la que se compara todo el negocio.
Errores comunes
| Síntoma | Causa probable | Solución |
|---|---|---|
| El Balance de Comprobación aparece descuadrado | Un asiento se grabó con líneas faltantes (raro, indica un fallo del sistema) | Anotá el total de la diferencia y reportá a soporte. No intentes corregirlo con movimientos manuales. Ver Cómo pedir ayuda. |
| Un asiento aparece con badge Desbalanceado en el diálogo de un documento | Igual que el caso anterior, pero acotado a ese documento | Identificá el documento (orden, venta, gasto), anotá los datos y reportá a soporte. |
| Una venta cerrada no muestra asientos | El evento que dispara el asiento no se completó (ej: venta marcada como pendiente) | Verificá que la venta esté efectivamente cerrada. Ver Historial de Ventas. |
| No aparece el botón Ver asientos contables en un documento | Ese documento todavía no generó movimiento contable (ej: orden de compra en estado Pendiente) | Es lo esperado. Los asientos aparecen al confirmar el evento (recepción, pago, cierre de venta, etc.). |
| Una cuenta PM- aparece sin movimiento | La cuenta existe pero todavía no se usó como medio de pago | Es normal. Aparece con saldo cuando empezás a cobrar o pagar a través de ella. |
| Veo cuentas con saldo en una moneda distinta a CUP en la pestaña Libro Mayor | Los movimientos se registran en la moneda original del documento | Es el comportamiento correcto. Para ver la valoración en CUP usá la columna Base CUP o la pestaña Balance de Comprobación. |
| El total de la cuenta REVENUE no coincide con el total de ventas del período | Los reportes de ventas y el libro mayor usan criterios distintos: el libro registra el momento del asiento, los reportes pueden filtrar por estado o tipo de venta | Compará los criterios de filtro entre Reportes y el libro mayor. Pequeñas diferencias por redondeo o por ventas canceladas son esperables. |
Ver también:
- Finanzas — cuentas y fondos, capital, tasas de cambio
- Compras — el ciclo que genera la mayoría de los asientos de adquisición
- Vender en el POS — origen de los asientos de venta
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